社会养老保险业务档案管理

浅谈社会养老保险业务档案管理
只有做到这样四个“强化意识”,社保业务档案管理工作才能不断地实现档案管理规范化、标准化、现代化,才能真正地为社会保险工作提供有效的服务,成为参保服务对象缴费的证据、服务退休人员的依据、退休后服务保障一生的凭据。
随着社会保障事业的发展,社会保险经办机构的基础工作尤为重要,特别是社会养老保险业务档案管理,它是社会保险经办管理服务工作的一项重要基础工作,档案纪录与管理贯穿于社会保险经办业务的全过程,是社会保险经办机构对参保对象
记录一生
的基础资料、
管理一生
的根本依据、
保障一生
和
服务一生
的重要保证；也是社保发展的历史记载。社会保险业务档案的规范化管理,不仅是衡量社会保险经办工作的重要尺码,而且是维护参保人员的权益有力保证。随着就业人员对参加社会养老保险意识的不断加强,沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性,断保多年要求续保的参保人员也越来越多。加之就业政策的放宽,在城镇就业不再受户籍的限制,人员的流动增加,养老关系转移量随之越来越大,而办理这些业务都要借助历史缴费记录的业务档案,但有些经办机构过多的重视经办,而忽略经办过程中形成的档案资料,造成社会保险业务档案的不完整、不规范,有的档案资料无法反应历史事实,一些参保单位、参保人员的缴费记录无法查找,给经办工作带来了被动,也难以保证参保者的权益。
一、社会养老保险档案管理的现状
人社部早在2009年颁布《社会保险业务档案管理规定（试行）》办法后,各地社保经办机构相继组织业务档案达标,经过四年的努力,社保业务档案管理工作取得一定成效,但社保业务档案管理工作不容乐观,喜忧参半,喜的是：各地对社保档案管理重视的程度较之过去有了明显改善,投入的人力、物力也在不断加强；忧的是：一些基层社保经办机构由于在业务档案规范管理上起步迟、起点低,档案管理存在许多不足,这些不足主要体现在：
一是对社会养老保险业务档案的重要性认识不足。从客观上,有些经办机构由于人手少,工作量大,只注重业务的办理,无精力顾及经办过程中所形成的档案资料,业务档案资料不能及时整理、归档,造成不完整、不规范。从主观上,有些领导对业务档案管理重视不够,过问不多,倾注的精力少,很少投入档案管理设施,人员、经费不能保证。有些经办人员对业务档案管理认识不到位,关心业务办理的多,而关心业务档案资料的少,参保人员审报资料是否齐全、填写是否规范很少审核,造成业务档案在源头上就存在着残缺。有的经办机构业务档案没有采取集中归档、集中保管,存在着谁办理谁留存,造成业务档案留存在经办人的手中,一旦人员调动,就造成部分档案资料的流失。如：该县化肥厂改制时,为了进度没有按照业务档案要求他们上报参保人员名册、审报表等相关材料,经办机构也没有及时的把该厂当时提供测算保险金的依据归档,资料丢失,造成部分人员办理退休时缺少缴费依据,无法及时办理退休相关手续,造成工作被动。同时,给当世人带来多多不便,经办机构处于尴尬境地。
二是经办机构经费不足,对业务档案硬件设施投入少。受办公条件的限制,许多社保经办机构无法专门设立档案室,业务档案分散存放,不能实现专人、专室、专柜管理要求；同时,受财力的影响,无法按照档案管理的要求配齐所需设备,很难保证业务档案管理做到九防,业务档案存在安全隐患。
三是缺乏专业档案管理人员,业务档案立卷存在不规范。尤且是县级社保服务经办机构业务档案管理几乎没有专职管理人员,一般情况都是兼职人员；档案员具备档案管理专业毕业人员更是微乎其微,缺乏专业人才的专业管理。业务档案归档时也都大多数采取抽调人员突击整理的办法,这些人员缺乏档案管理知识,存在为整理档案而整理档案,造成分类混乱、立卷不合理,影响业务档案使用价值。有的经办机构直接委托当地档案部门整理业务档案,他们虽然具有档案管理专业知识,但对社保业务不了解,整理业务档案存在着局限性,分类无法把握准确,降低档案管理的标准和规范。
四是社会保险业务档案管理没有统一标准。在2009年7月人社部、国家档案局令第3号《社会保险业务档案管理规定》（试行）下发前,社会保险业务档案,没有一个统一规范要求各个经办机构各行其道,分类归档五花八门。规定下发后,虽然把所有险种业务档案资料的收集、分类、保管期限都有所规定,但规定中资料的收集、分类与实际业务档案使用价值性、便捷性、连续性合理性尚须完善,办理哪类业务参保单位或参保人应需填写哪种表格,而提供哪些相关资料没有统一标准,造成归档资料杂乱。如：某参保单位在2012年度参保名册、人员增减表归参保类卷中,而申报表以归征缴类卷中,查找参保单位2012年参保、缴费及其它情况,需调阅多卷档案,才能看清楚,造成档案使用便捷性、连续性大打折扣。没有统一的业务档案软件,县与县、市与市都不相同,有的采用电子表格,有的买档案局文书档案软件,有的自己开发的软件,这样无法满足社保业务档案管理的需求,使得业务档案管理的规范化、标准化水平较低。
二、思考与对策
为促进社会养老保险业务档案规范化、科学化、标准化,笔者就社会养老保险业务档案管理如何消除管理上的误区,让社保档案真正发其应有的作用,我结合多年从事社保经办工作谈谈个人体会,与同仁们共同分享。做好社保业务档案管理,必需做到四个强化,以强有力的意识管理,方能使档案规范管理强行入轨。
一要增强档案管理,强化责任意识。加强社保系统人员管好档案意识教育,使他们充分认识到档案工作是
功在当代、利在千秋
的重要工作,特别强化对社保业务档案重要性的认识,让他们进一步认识到社保业务档案它不经记录经办业务的全过程,还是对参保单位和职工权益的真实记录,是确定参保职工享受社会保险待遇的重要依据,业务档案管理使做好社保经办基础性工作,也是检验社保经办工作的试金石。更是实现社会保险事业健康可持续发展的重要所在。
二要争取财力支持,强化管理意识。社保档案的保管意义和重要性不言而喻,作为经办机构,在采取多种宣传渠道向各级政府宣传社保业务档案管理工作的重要性同时,使各级领导了解社保业务档案工作重要所在,争取各级政府领导对社保业务档案管理工作的重视与支持。同时,社保部门从上而下争取把社保业务档案管理作为保险工作的重要部分纳入政府目标考核中,强化各级政府重视,加大人、财、物的投入,切实解决社保业务档案管理工作中存在的实际问题,为建设和完善社保业务档案管理工作创造良好氛围和有利条件。
三要注重业务培训,强化人因意识。档案工作更不例外。一方面在全系统内要树立人人都是档案员思想,要以积极负责的态度,长远的眼光来重视社保业务档案工作,增强档案管理意识,强化专业知识培训,采取集中与自学,请进来走出去的培训方式,提高社保人员的档案管理知识。另一方面强化专职档案员队伍建设,要核定专职档案员编制,设定专职档案员职位。同时对现有的专职档案员要建立学习制度,鼓励参加档案知识培训和学历学习,注重计算机、信息化知识的学习和掌握,使档案管理人员既是专业型人才,也是综合型人才,更好地服务于社会。同时,对新调配人员必须做到先培训后上岗,确保档案队伍人员的业务素质。
四要建立统一标准,强化规范意识。依照《社会保险业务档案管理规定》（试行）,各险种根据业务档案的使用价值、连续性制定分类方案,同时,根据业务的要求,制定统一的表式、业务资料收集的范围,有效保证业务档案统一性。发挥社保业务档案的服务功能,重视业务档案利用的使用效能,更好地服务于社会,要建立统一的业务档案管理信息系统,建立
电子档案
、实现电子检索,实现社保业务档案管理制度化、规范化和标准化,更好地为广大参保对象提供优质、高效、便捷的管理服务。
只有做到这样四个
强化意识社保业务档案管理工作才能不断地实现档案管理规范化、标准化、现代化,才能真正地为社会保险工作提供有效的服务,成为参保服务对象缴费的证据、服务退休人员的依据、退休后服务保障一生的凭据。
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